Bạn đang tìm kiếm một công cụ có thể lưu trữ dữ liệu trên Internet thì Onedrive chính là một công cụ không thể phù hợp hơn. OneDrive được coi là giải pháp tuyệt vời với dung lượng lưu trữ cao, bạn có thể truy cập dữ liệu bất kỳ thiết bị nào trên máy tính, điện thoại di động hay ipad,... OneDrive khiến việc lưu trữ tài liệu, các loại tệp tin, tìm kiếm hình ảnh dễ dàng, nhanh chóng.

Nếu bạn chưa biết đến ứng dụng hữu ích này, đừng lo lắng, bài viết dưới đây LPTech sẽ giải đáp Onedrive là gì cũng như hướng dẫn cách cài đặt Onedrive cho người mới.

Onedrive là gì?

One Drive (Microsoft Onedrive) là một dịch vụ lưu trữ môi trường điện toán đám mây được phát hành bởi Microsoft cho phép người dùng lưu trữ tất cả các tệp tin (files, folder, video), các tài liệu quan trọng trực tuyến thay vì lưu trữ trên máy tính thông thường mà vẫn đảm bảo an toàn. Bạn có thể truy cập và sử dụng bằng bất cứ thiết bị thông minh nào, ở bất cứ đâu.

Từ phiên bản Windows 10 người dùng sẽ nhận được nhiều lợi ích hơn thiết bị máy tính được kết nối bằng tài khoản Microsoft. Bạn có thể đồng bộ các thiết lập Windows trên tất cả các thiết bị của bạn bên cạnh việc lưu trữ các tập tin trong đám mây.

Khi ứng dụng cho phép người dùng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều trình duyệt web và điện thoại khác nhau. Người dùng sẽ làm việc dễ dàng hơn trên nhiều thiết bị cung cấp các tính năng chia sẻ các tệp tin này với những người sử dụng mạng internet mà không cần phải đăng nhập lại vào tài khoản.

Onedrive dùng để làm gì?

OneDrive là giải pháp lưu trữ thông tin, dữ liệu, dùng để lưu trữ các tệp trên "cloud", được trang bị có sẵn và miễn phí cho tất cả chủ sở hữu tài khoản Microsoft. Khi sử dụng bạn không chỉ có được không gian lưu trữ dữ liệu khác ngoài ổ cứng, điều kiện là bạn phải ghi nhớ tài khoản đăng nhập vào ứng dụng.

Bên cạnh đó, Microsoft Onedrive còn có thể thực hiện sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu không may thiết bị của bạn bị mất file. Ứng dụng này sẽ cung cấp cho người dùng 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Bởi thế, nếu bạn sử dụng hết và muốn có thêm khoảng trống dung lượng để lưu trữ file thì bạn sẽ phải mua thêm gói từ Microsoft. 

OneDrive dùng để đồng bộ hóa system setting, themes, app setting, visual customization và các password của Microsoft hay Internet Explore cung cấp cho người dùng một cách đơn giản để lưu trữ.

Các tệp đã được lưu trữ trong OneDrive có thể truy cập trực tiếp từ hệ điều hành Windows 8.1 và Windows 10 hay từ web browser. Các ứng dụng có khả năng truy cập các tệp OneDrive bao gồm Windows, Windows Phone, Mac OS X, Android hoặc IOS. Các phương tiện này có thể được tải xuống từ trang web chính thức của OneDrive.

Các loại dịch vụ được OneDrive cung cấp

Người dùng sở hữu tài khoản Microsoft có thể truy cập và sử dụng OneDrive miễn phí được tích hợp với gói tài khoản Microsoft. Như đã đề cập ở trên OneDrive chỉ hỗ trợ bộ nhớ trong khoảng 5GB cho tùy chọn miễn phí cá nhân. Bên cạnh đó Microsoft hiện đang cung cấp 3 loại dịch vụ đám mây phù hợp các nhóm đối tượng và tiện ích khác nhau với nhiều tùy chọn khác, và gói tài khoản do Microsoft cung cấp.

OneDrive dành cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp thì nhu cầu lưu trữ rất nhiều các tài liệu, hiểu được điều đó Microsoft 365 cho Lập kế hoạch Nhận dạng Doanh nghiệp thích hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn. Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp trải nghiệm chia sẻ tài liệu và cộng tác trong tổ chức các ứng dụng như Nhóm, SharePoint,... Đồng thời, nó được đảm bảo với dung lượng lưu trữ lên đến 1T cho mỗi người dùng và có độ bảo mật tuyệt vời.

Thư viện trang web

Bên cạnh đó, Microsoft cũng cho ra dịch vụ phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay trường học. Với dịch vụ này, OneDrive cho phép bạn sử dụng và đồng bộ với các gói tài khoản Microsoft của bạn.

Đồng thời, Microsoft cung cấp một hoặc nhiều thư viện tài liệu được chia sẻ bởi tất cả các cá nhân trong tổ chức, mỗi cá nhân có thể tải lên và lưu trữ tối đa lên đến dung lượng 1T.

>>Bài đọc hữu ích: 1gb bằng bao nhiêu mb? Cách tính quy đổi như thế nào?

OneDrive (riêng tư)

Để phù hợp với nhu cầu cá nhân sử dụng, tài khoản Microsoft 365 sẽ cho phép dung lượng lưu trữ lên đến 1T. Người dùng có thể sử dụng thoải mái để lưu trữ tài liệu cá nhân quan trọng, hình ảnh, video,... Đây là nơi có thể coi là không gian lưu trữ hoàn hảo mà người sử dụng nào cũng thích và đáp ứng đúng nhu cầu của mình.  

Tại sao nên sử dụng ứng dụng OneDrive?

OneDrive được xem như là công cụ vô cùng hữu ích để công việc trở nên thuận tiện dễ dàng hơn, khi lượng thông tin, tài liệu cần lưu trữ ngày càng nhiều. Tại sao lại như vậy, hãy cùng tìm hiểu ngày dưới đây:

Tính bảo mật cao

Onedrive được ngày càng nhiều ưa chuộng vì đảm bảo tính bảo mật cho người dùng. Công cụ có một lớp bảo mật an toàn cho người dùng hay doanh nghiệp cho dù có gặp sự cố, dữ liệu sẽ được bảo vệ và không bị mất. Với những đối tượng có nhiều dữ liệu quan trọng thì onedrive là một nơi lưu trữ hoàn hảo.

Sao lưu dữ liệu tự động

Thông thường, người dùng có thói quen sao chép qua USB để lưu lại dữ liệu để đem theo bên mình. Với Onedrive, bạn không cần phải mất quá nhiều thao tác lưu trữ vì nó sẽ giúp bạn sao lưu tệp dữ liệu lên dữ liệu đám mây bằng cách bật tính năng tự động lưu thư mục từ máy tính.

Thao tác đơn giản

Người dùng dễ dàng sử dụng trên OneDrive vì nó tích hợp với File Explorer nên thao tác cũng thuận tiện hơn. Để sao lưu trên Onedrive, bạn chỉ cần dùng chuột kéo và thả tệp vào thư mục OneDrive như thông thường ở thư mục PC.

Giữ các tệp được bảo vệ trên đám mây

Khi bạn sử dụng lưu trữ trên các thiết bị phần cứng thì dữ liệu có thể mất do thiết bị hư hỏng nhưng khi lưu trữ trên Onedrive thì điều đó sẽ không thể xảy ra.

OneDrive là ứng dụng có độ bảo mật cao, cụ thể đối với doanh nghiệp, Microsoft cung cấp các tùy chọn quản lý cấp độ CNTT khác nhau. Nó sẽ đảm bảo rằng nội dung của thư viện được chia sẻ không thể được sao chép, tải xuống hoặc chuyển giao đối với các tài liệu được chia sẻ.

Tạo môi trường làm việc thân thiện

Ứng dụng này được tích hợp với các ứng dụng làm việc văn phòng tạo nên một môi trường làm việc thân thiện. Đây là công cụ thích hợp cho làm việc nhóm, bạn có thể chia sẻ và phân quyền, cấp quyền xem chỉnh sửa tài nguyên, tài liệu đến với từng đối tượng khác nhau.

Sắp xếp nhanh chóng

OneDrive mang đến một tính năng rất thú vị người dùng có thể gắn thẻ các hình ảnh, các tập tin theo các chủ đề khác nhau. Điều này giúp cho việc phân loại và tìm kiếm thông tin, hình ảnh trở nên vô cùng dễ dàng và tiện lợi.

Đặc điểm nổi bật của phần mềm Microsoft OneDrive

Onedrive mang đến những tiện ích và trải nghiệm tuyệt vời khiến cho việc lưu trữ dữ liệu trở nên an toàn và nhanh chóng. Dưới đây là những đặc điểm nổi trội tạo nên sự tin tưởng của người dùng.

Mở và lưu tệp OneDrive dễ dàng, nhanh chóng

One Drive là ứng dụng chuyên về lưu giữ tài liệu, hình ảnh, bởi vậy Microsoft luôn cải thiện tốc độ mở và lưu tệp, giúp người dùng có thể thao tác mở và lưu tài liệu OneDrive thật nhanh chóng. Bạn chỉ cần nhấp vào tập và dữ liệu sẽ được mở ngay lập tức, giúp ích cho người dùng mở tài liệu nhanh chóng trong lúc học tập hay hội họp, làm việc.

Bên cạnh đó, Onedrive còn có khả năng tải xuống và lưu trữ tệp trực tuyến, giúp phân biệt với các ứng dụng tương tự trên thị trường. OneDrive luôn sẵn sàng hoạt động và người dùng có thể truy cập nội dung cứ lúc nào.

Tìm kiếm tài liệu, hình ảnh đơn giản nhờ tính năng gắn thẻ tự động

Một trong những chức năng thông minh nhất của ứng dụng Onedrive là cho phép người dùng tìm kiếm hình ảnh, video nhờ tính năng gắn thẻ tự động. Những hình ảnh được lưu trữ trên OneDrive sẽ được sắp xếp theo từng chủ đề riêng như đồ ăn, con người, ngoài trời, ảnh chụp màn hình hay công việc…

Nhờ vậy, người dùng sẽ tiết kiệm được thời gian và dễ dàng tìm hình ảnh mà mình mong muốn trong hàng nghìn tấm hình được lưu trữ.

>>Xem thêm: Google Photos là gì? Ứng dụng lưu trữ hình ảnh online tuyệt vời

Truy cập và chỉnh sửa tệp trên tất cả các thiết bị

Microsoft OneDrive tuy là một ứng dụng lưu trữ nhưng vẫn cho phép bạn nhận được thông báo khi tài liệu chung được chỉnh sửa. Chức năng này sẽ hỗ trợ bạn rất lớn trong công việc chủ động theo dõi nắm được quá trình, tình hình, kết quả hoạt động của dự án rất dễ dàng.

Khi đăng nhập vào tài khoản Microsoft, bạn còn có thể truy cập và sử dụng các dịch vụ khác cùng một lúc. OneDrive hiện có trên hầu hết các thiết bị và nền tảng, các dữ liệu từ laptop, máy tính, điện thoại, ipad hay bất kỳ trang web OneDrive.com nào khác. Bạn hoàn toàn yên tâm là tất cả các dữ liệu lưu trữ sẽ được đồng bộ hóa ngay lập tức.

Chia sẻ tài liệu, album ảnh và video yêu thích

Bạn đang muốn chia sẻ một số hình ảnh và video thú vị đã lưu trữ trong Microsoft OneDrive. Dù chỉ là một công cụ lưu trữ tài liệu nhưng ứng dụng Onedrive có thể hỗ trợ bạn chức năng chia sẻ ảnh và video rất nhanh chóng. Chỉ cần thao tác đơn giản nút tùy chọn thì ứng dụng này sẽ giúp bạn chia sẻ qua rất nhiều phương tiện internet như Facebook, Email, Zalo... một cách dễ dàng, tiện lợi mà không tốn nhiều thời gian.

OneDrive còn hỗ trợ cả phiên bản trực tuyến và thư viện tệp tập trung. Người dùng có thể dễ dàng nhấn chọn vào bất kỳ nội dung nào, ví dụ như các tệp hay thư mục riêng lẻ, cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Người dùng cũng có thể lựa chọn chia sẻ hình ảnh, video bằng cách sao chép đường dẫn hoặc gửi trực tiếp vào email của người nhận.

Ngoài ra, OneDrive còn hiển thị thông báo theo thời gian thực giúp bạn dễ dàng theo dõi quá trình làm việc, cộng tác trên tài liệu của mình.

Truy cập ngoại tuyến vào tệp tin, thư mục quan trọng

Điều đáng cực kỳ hữu dụng ở công cụ Microsoft OneDrive mà những ứng dụng khác không có đó là có thể truy cập ngoại tuyến vào những tài liệu đã mở sử dụng khi không có internet trước. Bạn chỉ cần chọn vào tài liệu cần và nhấn vào mục “hiển thị khi ngoại tuyến” thì bạn có thể sử dụng dễ dàng khi đi ra ngoài không kết nối mạng Internet. Chức năng này giúp việc truy cập tài liệu của bạn trở nên dễ dàng, quan trọng mọi lúc, mọi nơi.

Hướng dẫn cách sử dụng ứng dụng OneDrive

Hiện nay, Onedrive là phần mềm được rất nhiều người tin tưởng tìm đến sử dụng, bởi tính hiệu quả mà nó đem lại. Phần mềm này được kết nối bằng tài khoản Microsoft, lưu trữ các tệp và đồng thời thiết lập đồng bộ trên các thiết bị trên hầu hết các thiết bị nên vô cùng tiện lợi. Vậy làm thế nào để sử dụng ứng dụng này, dưới đây là cách để bạn có thể sử dụng phần mềm OneDrive một cách hiệu quả khi mới bắt đầu.

OneDrive Download như thế nào?

Để download được OneDrive cũng rất đơn giản, chỉ cần bạn có thiết bị như máy tính, điện thoại là có thể tải xuống một cách dễ dàng.

Hướng dẫn các bước download Onedrive như sau:

1. Bước 1: Search tìm kiếm trang chủ của Microsoft, rồi nhấn vào phần OneDrive và thao tác chọn Tải xuống.
2. Bước 2: Nhấn chọn vào ô Bấm vào đây để tiếp tục tải xuốngđể tiếp tục quá trình download.
3. Bước 3: Các bạn sẽ đợi một lúc để mạng tải xuống sau đó nhấn mở ứng dụng đã tải về.
4. Bước 4: Sau khi ứng dụng được tải về nhấn vào đó hệ thống sẽ tự động cài đặt. Sau khi hoàn tất quá trình biểu tượng của Onedrive sẽ hiển thị như trên hình. Các bạn nhấn vào và chọn Open Folder rồi tiến hành sử dụng.

Đăng ký OneDrive

Để sử dụng OneDrive bạn phải có tài khoản Microsoft, nếu bạn đã có địa chỉ email hoặc tài khoản Xbox Live hay Skype, thì đó chính là tài khoản đăng nhập của Microsoft và bạn có thể sử dụng ngay thông tin đó để đăng nhập. Nhưng nếu bạn chưa có, hãy thực hiện đăng ký theo các bước sau:

1. Bước 1: Mở trình duyệt tìm kiếm, truy cập vào trang web OneDrive.com. Nhấn chọn nút Sign up for free.
2. Bước 2: Tiếp đó chọn nút Create a Microsoft account, rồi tạo một email và một mật khẩu cho tài khoản mới. Sau khi đăng ký xong Nhấp chọn nút Next
3. Bước 3: Tiếp tục hoàn thành các hướng dẫn bổ sung được yêu cầu hiển thị trên màn hình. Sau khi bạn hoàn thành các bước trên, bạn đã có một tài khoản Microsoft và có thể bắt đầu kết nối, sử dụng tài khoản đăng nhập với Windows 10 để sử dụng OneDrive.

Hướng dẫn đăng nhập OneDrive

Để đăng nhập vào OneDrive, cách làm bạn cần thực hiện như sau:

1. Bước 1: Truy cập liên kết Để đăng nhập trực tuyến vào tài khoản OneDrive của bạn.
2. Bước 2: Chọn “Khởi động OneDrive”.
3. Bước 3: Nhập email tài khoản Microsoft của bạn và chọn “Tiếp theo”.
4. Bước 4: Nhập email và mật khẩu nếu bạn đã có tài khoản, rồi chọn Tiếp theo. Sau khi đăng nhập thành công, người dùng sẽ có thể truy cập vào giao diện ứng dụng web OneDrive.

Sau khi đăng nhập vào OneDrive thành công, thư mục của ứng dụng sẽ được tự động thêm vào thiết bị máy tính của bạn và người dùng cũng có thể hoàn toàn làm việc ngoại tuyến. Tất cả các tài liệu, hình ảnh thông tin và tệp mới được tạo hay chỉnh sửa đều được đồng bộ hóa ngay lập tức với đám mây khi có kết nối internet.

Cách sử dụng Onedrive hiệu quả

Khi đã đăng nhập được vào OneDrive, vậy là thế nào để sử dụng ứng dụng này. Dưới đây là LPTech sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng OneDrive hiệu quả:

Cách tạo thư mục, tập tin trên Onedrive

Để Upload hay tạo thư mục (Folder), tập tin, thư mục trên OneDrive rất đơn giản. Cách upload trên onedrive sẽ được thực hiện từ những thao tác cụ thể sau:

Người dùng nhấn chọn Tải lên Tệp hoặc Thư mục, tại không gian giao diện hiển thị. Sau đó chọn thư mục hay tệp tương ứng để tải lên, rồi sau đó bấm Upload. Người dùng muốn download thư mục hay tập tin, nhấn chuột phải vào thư mục hoặc tập tin muốn tải.

1. Folder (Tạo thư mục).
2. Word document (Tạo tập tin cho văn bản).
3. Excel workbook (Tạo ra bảng tính).
4. PowerPoint presentation (Tạo ra file trình chiếu).
5. OneNote notebook (Tạo ghi chú).
6. Forms survey (Tạo ra biểu mẫu).
7. Plain text document (tạo định dạng).

Để thực hiện những tính năng khác ngoài Upload và download kể trên, thì bạn phải nắm được các thao tác trên thanh công cụ thể sử dụng như:

1. Delete (xóa tập tin)
2. Move to (di chuyển tập tin đến một vị trí khác)
3. Copy to (tạo một bản sao)
4. Rename (đổi tên thư mục)
5. Create album from folder (tạo ra 1 album từ folder)
6. Embed (tạo mã nhúng để chèn vào website)
7. Details (thông tin chi tiết của thư mục, tập tin)

Cách tạo ra một tập tin hay thư mục

Tại giao diện chính của Onedrive, bạn chọn New, tiếp đó chọn định dạng file mà bạn muốn tạo. Chúng ta sẽ có các lựa chọn như Plain text document (tạo định dạng)... Khi bạn tạo xong tập tin hay thư mục, có thể thêm nội dung hoặc khi bạn tắt tài liệu thì file sẽ tự động lưu lại những thông tin đó trên Drive.

Khi bạn nhấn chuột phải vào tập tin OneDrive sẽ hỗ trợ bạn mở tập tin bằng ứng dụng online hoặc offline, download hoặc xóa, copy, move tài liệu, tập tin đến 1 vị trí khác giống như thư mục.

Cách chia sẻ tập tin trên Onedrive

OneDrive mang đến một môi trường làm việc thân thiện cho người dùng, với tính năng chia sẻ tập tin đến mọi người dùng được chỉ định, được các doanh nghiệp ưa chuộng. Người dùng sẽ được chỉ định sẽ có thể xem và chỉnh sửa tài nguyên hoặc cùng làm việc trên tài nguyên đó, khiến cho công việc trở nên thuận lợi.

Hãy nhấp chuột phải vào thư mục hoặc tập tin cần chia sẻ và chọn Share. Sau khi chọn Share, các bạn có thể chọn các quyền tương ứng cần thiết. Các quyền bạn có thể tùy chọn cụ thể trong Onedrive bao gồm:

1. Anyone with the link: Bất kỳ ai có link tài liệu đều có thể xem.
2. Specific people: Địa chỉ email chỉ người chỉ định mới có thể truy cập.
3. Allow editing: Cho phép quyền chỉnh sửa.
4. Set password: Đặt mật khẩu khi truy cập tập tin hoặc thư mục.

Cách xóa hay phục hồi tập tin trên OneDrive

Bên cạnh, tạo tập tin và thư mục, OneDrive cũng hỗ trợ bạn cách xóa bỏ tập tin hoặc thư mục bất kỳ khi không còn sử dụng nữa. Nhấn chọn tại vị trí tập tin muốn xóa rồi chọn delete, các dữ liệu sẽ được lưu trữ tại Recycle bin.

Nếu muốn xóa vĩnh viễn tập tin hay thư mục trong thùng rác, bạn chỉ cần nhấn chuột phải tại vị trí cần xóa và chọn Delete. Nếu bạn cần khôi phục dữ liệu đã xóa thì chọn Restore để phục hồi. Bạn cũng có thể làm rỗng thùng rác bằng cách chọn Empty recycle bin hoặc nhấn Restore all items để phục hồi toàn bộ các dữ liệu đã bị xóa trước đó.

>>Xem thêm: Google Sheets là gì? Hướng dẫn cách sử dụng google sheet hiệu quả

Tổng kết

OneDrive là lựa chọn vô cùng tiện ích giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả mọi lúc, mọi nơi. Vấn đề lưu trữ dữ liệu đã không còn là nỗi lo lớn khi sử dụng OneDrive. Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công cụ lưu trữ OneDrive. Từ đó nắm được cách cài đặt và sử dụng OneDrive để ứng dụng sao cho hiệu quả nhất đối với công việc của mình.